Home Office Arbeitsplatz einrichten lassen | Mit VPN wie im Büro arbeiten
Wer wegen der Corona-Krankheit nun auch vom Home-Office aus arbeitet, wird sich sicherlich mit neuen Tools anfreunden müssen. Dazu zählt beispielsweise die Virtual Private Network (VPN) Technologie.
Was ist ein VPN?
Ein VPN ist wie ein verschlüsselter Tunnel durch das offene Internet hindurch zum Arbeitsplatz im Unternehmen – beispielsweise vom Home-Office oder Café aus. Eine Verbindung über ein virtuelles privates Netzwerk lässt sich meist unabhängig vom eingewählten Netzwerk (bspw. WLAN) aus herstellen. Mithilfe der gesicherten Verbindung ins Unternehmensnetzwerk, kann man gleichermaßen auf die digitalen Ressourcen zugreifen, wie vom Arbeitsplatz aus.
Grundsätzlich ist es ratsam, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entweder mit Geräten auszustatten, die sie auch zu Hause nutzen können, oder ihnen den Zugriff mit Privatgeräten zu erlauben. Aufgrund des Arbeitsschutzes kann es auch notwendig sein, dass Mobiliar zur Verfügung gestellt werden muss. Wer beispielsweise keinen Schreibtisch oder Bürostuhl daheim hat, sollte im Zweifel auch sie überführen.
Welches VPN benötige ich ?
Je nach Unternehmensgröße gibt es verschiedene Möglichkeiten VPN einzurichten. Die muss individuell für jeden Einzelfall entschieden werden. Dafür sollte ein umfangreiches Gespräch geführt werden und Ihr zuständiger ITler sollte sich die IT-Infrastruktur genaustens anschauen. Für mehr als 10 Mitarbeiter die im Home Office arbeiten wollen wäre eine Hardware-Lösung empfehlenswert. Für kleinere Unternehmen gibt es mehrere OpenSource Software Lösungen, um auf die Firmendaten zuzugreifen. Werden noch Softwareprodukte notwendig die ebenfalls über VPN benötigt, dann muss kontrolliert werden, ob das Programm eine Netzwerklösung anbietet.
Wichtige Tools, die Homeoffice erst ermöglichen
1. Slack – für die Online-Kommunikation
Mal eben über den Tisch rufen, um nach einer Information zu fragen? Das ist im Homeoffice nicht möglich. Messenger-Programme wie das populäre Slack schaffen hier Abhilfe. Die Büro-Chats sind in der Lage, die Kommunikation sowohl einzelner Teams als auch des gesamten Unternehmens zusammenzuführen. Auch Dienste wie Zoom oder Google Drive lassen sich leicht in Slack integrieren, um aus dem Tool heraus sofort ein Meeting zu starten, beizutreten oder Dateien in die Cloud zu speichern.
2. Zoom – für die Videokonferenz
Der Austausch unter Kolleginnen und Kollegen bleibt auch im Homeoffice wichtig. Was analog das StehMeeting ist, ist digital wohl der Videochat. Zoom gehört hier zu den bekanntesten Anbietern. Gespräche lassen sich zwischen zwei Teilnehmern sowie mit dem gesamten Team aufsetzen. Erfreulich: Sogar in der 11 Corona-Homeoffice-Guide kostenlosen Variante können bis zu 100 Personen an einem Videocall teilnehmen. Allerdings ist die Dauer eines Meetings ab drei Teilnehmern auf 40 Minuten beschränkt. Zoom synchronisiert sich zudem mit allen gängigen Kalender-Systemen und optimiert die Meetings sowohl für den Desktop als auch auf dem Smartphone. Die Treffen sind natürlich auch Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
3. Asana – für das Projektmanagement
Auch Asana ist ein digitaler Arbeitsplatz. Anders als bei Slack liegt der Fokus jedoch weniger auf dem Austausch, sondern auf der Planung von Projekten und To-do-Punkten – wobei jedes Projekt über eine entsprechende Funktion auch kommentiert werden kann. Kolleginnen und Kollegen können Projekte anlegen, weitere Personen an Bord holen, ihnen Aufgaben zuweisen und den jeweiligen Bearbeitungsstand einzelner To-dos sowie des gesamten Unterfangens überwachen. Jedes Team-Mitglied kann sich informieren, wie weit ein Prozess bereits fortgeschritten ist und welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Asana gehört zu den beliebtesten Projektmanagement-Tools und lässt sich ebenfalls mit anderen Diensten wie Slack und Google Drive verbinden.
4. Google Drive – für die Datenspeicherung
Google Drive ist ein Cloudspeicher-Dienst, in dem Dokumente gesammelt und mit Team-Mitgliedern geteilt werden können. Kolleginnen und Kollegen können Ordnersysteme anlegen und Dateien sowohl hochladen als auch neu darin erstellen. Die Spanne reicht von Textdokumenten über Tabellenkalkulationen bis hin zu Präsentationen und Formularen – also allem, was zu einem Office-Paket in der Basis-Version in der Cloud gehört. Jede Datei kann einzeln freigegeben und gemeinsam online im Browser bearbeitet werden, sodass jeder die Kontrolle darüber hat, wer im Unternehmen auf die Daten zugreifen kann. Jeder im Team kann zudem gleichzeitig an den Inhalten arbeiten. Veränderungen werden in Echtzeit angezeigt. Google Drive funktioniert auf allen Geräten und Betriebssystemen im Browser – von PC bis Smartphone. Es gibt eine Native- und Web-App. Zum Start sind 15 Gigabyte freier Speicher kostenlos.
5. Wetransfer – für den Datentransfer
Nur mal eben eine Datei übertragen, ohne das Ordnersystem zuzumüllen? Die Datei ist jedoch zu groß für die E-Mail? Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können Dateien bis zu einer Größe von zwei Gigabyte mit Wetransfer schnell und unproblematisch teilen. Der Datentransfer-Dienst kann zudem so oft genutzt werden, wie Anwenderinnen und Anwender ihn benötigen – es gibt dahingehend keine Limitierung. Die Dateien werden nach dem Upload auf dem Server des Dienstleisters bis zu zwei Wochen gespeichert. Nach dem Upload erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem entsprechenden Link zum Download. Die Übertragung erfolgt zudem verschlüsselt. Eine Registrierung der Kolleginnen und Kollegen ist beim Anbieter nicht notwendig.
6. Teamviewer – für die Fernwartung
Typisches Szenario: Der Rechner läuft nicht ganz rund, das Programm ist unverständlich, die Einstellung versteckt – was tun? Normalerweise wird im Kollegenkreis nach Hilfe gefragt und prompt kommt die Kollegin oder der Kollege an den Schreibtisch und zeigt, wie es geht. Im Homeoffice wird das schwierig – und da kommt Teamviewer ist Spiel. Mit dem Tool können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den Rechner einer anderen Person zugreifen. Das ist auch und vor allem bei der Fernwartung nützlich. Auch wenn du beispielsweise auf einen zweiten Computer im Büro zugreifen musst, kann Teamviewer das ermöglichen. Teamviewer funktioniert sogar von dem Smartphone aus – Voraussetzung ist mindestens eine 3G-Verbindung.
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